Pengertian, Peranan, Jenis-Jenis, Fungsi Kearsipan

Pengertian Arsip

ž Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis agar apabila diperlukan dapat ditemukan secaracepat dan tepat.

ž Menurut kamus Bahasa Indonesia, Arsip adalah dokumen berupa surat atau akta yang dikeluarkan oleh instansi resmi.

ž Arsip menurut Muler dan kawan-kawan, adalah Keseluruhan dokumen tertulis, tulisan-tulisan dan barang cetakan yang secara resmi diterima/dihasilkan oleh suatu badan pemerintah/pejabat sepanjang dokumen itu dimaksudkan untuk berada dibawah pemeliharaan dari badan-badan itu.

Arsip berasal dari kata Arche yang berarti  Jabatan, kuasa hukum,permulaan dan fungsi. Kemudian berubah menjadi Ta Arche yang berarti Dokumen atau catatan. Dan berganti lagi menjadi Archevum  yang berarti balai kota.

Peranan Arsip

ž Sebagai informasi, maksudnya setiap  arsip dapat membantu ingatan seseorang tentang suatu masalah tertentu.

ž Sebagai sumber dokumentasi, maksudnya arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi dalam rangka pengambilan keputusan secara tepat tentang masalah yang sedang dihadapi.

ž Sebagai bukti resmi untuk pertanggung jawaban penyelenggaraan administrasi.

Jenis-jenis Arsip

ž Important Record, yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama (3 tahun keatas)

ž Vital Record (Warkat yang sangat penting. Yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bagi suatu organisasi atau instansi.

ž Usefull Record (Warat yang berguna) yaitu warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa.

Ketentuan Arsip menurut UU

ž PERATURAN PRESIDEN NO 61 TH 1961. Tentang pokok-pokok kearsipan.

1.     Pada umumnya wujud-wujud tulisan dan bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

2.     Kumpulan surat-surat atau bahan-bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara physis dengan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

PENGERTIAN ARSIP DALAM UUD.

UU No.7 Tahun 1971.

Tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan.

-)Pasal 1 ayat a = Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintahan.

-)Pasal 1 ayat b = Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan , dan kegiatan pemerintahan

Fungsi Arsip

ž Arsip Dinamis. Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam penyesuaian, perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan.

ž Arsip Statis. Yaitu arsip yang sudah tidak digunakan lagi secara langsung untuk penyelenggaraan kegiatan tugas pokok.

Fungsi Arsip ditinjau dari isinya :

ž Finansial Record. Yaitu catatan-catatan mengenai masalah keuangannya.

ž Inventory Record. Yaitu catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagang,

ž Personal Record. Yaitu catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.

ž Sales Record. Yaitu catatan yang berisi informasi mengenai penjualan.

ž Production Record. Yaitu catatan yang berhubungan dengan masalah produksi.

Nilai Guna Arsip

ž Nilai Penerangan yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan sebagai bahan informasi,pemberitahuan.

ž Nilai Yuridis. Yaitu arsip yang dapat digunakan sebagai bahan atau alat pembuktian dalam peristiwa hukum.

ž Nilai Historis . Yaitu arsip yang dapat menggambarkan suatu kejadian/peristiwa dari masa lampau.

ž Nilai Ilmiah. Yaitu arsip yang dapat digunakan untuk pengembangan Ilmu Pengetahuan dan Penyelidikan.

Menurut Veron B. Santen. Arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan ALFRED :

ž A = Administrative Value (Nilai guna dibidang administrasi)

ž L = Legal Value (Nilai guna dibidang hukum)

ž F = Fiscal Value (Nilai gina dibidang keuangan.)

ž R = Research Value (Nilai guna dibidang penelitian)

ž E = Education Value (Nilai gun a dibidang pendidikan)

ž D = Documentary Value (Nilai guna dibidang dokumentasi)

Kegiatan Arsip

ž Mengetik (Typing)

ž Menghitung (Calculating)

ž Meyimpan Warkat (Filling)

ž Menelpon (Phoning)

ž Menggandakan (Duplicating)

ž Mengirim Surat (Mailing)

ž Mencetak

ž Menyortir

Sistem penyimpanan arsip

ž Penyimpanan menurut sistem abjad.

ž Penyimpanan menurut sistem subyek/pokok masalah.

ž Penyimpanan menurut sistem nomor.

ž Penyimpanan arsip menurut sistem wilayah.

ž Penyimpanan arsip menurut sistem tanggal.

Tata cara penyimpanan arsip

1.) Horizontal Filling. (Flat filling)

          Penyimanan arsip dengan cara arsip dimasukan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk keatas lemari arsip.

          2.) Vertical Filling

          Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukan kedalam folder/map arsip kemudian diletakan berdiri/tegak memang dan disusun beurutan dar depan ke belakang.

          3. Lateral Filling.

          Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukan kedalam snelhecter/brief order kemudian diletakan berdiri dengan punggung didepan.

Prosedur Penyimpanan Arsip

ž Meneliti dulu pada tanda pada lembar diposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan.

ž Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.

ž Menyortir atau memisah misahkan surat sesuai dengan bagian masalah atau tujuan surat.

ž Menyimpan surat kedalam map (folder).

ž Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.