Sistem Penyimpanan Arsip

         1. Sistem Penyimpanan Arsip menurut Abjad.

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.

Atau ada pula pengertian Sistem penyimpanan arsip menurut Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.

Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system).

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:

1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.
3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD :

1.      Kode
Adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode ditulis dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan. 

2.      Indeks
Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.

3.      Mengindeks
Kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.

4.      Unit
Bagian terkecil dari suatu nama/judul.

5.      Kode Arsip. Diambil dari abjad pertama dari unit pertama.

Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).

Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.

Adapun kata tangkap dapat berupa :

- Nama orang

- Nama perusahaan / organisasi

- Nama tempat / daerah

- Nama benda / barang

- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)

Prosedur Penyimpanan Arsip

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:

1. Pengumpulan Surat.

          Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan. 

2. Memeriksa
   Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda �perintah simpan� (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.

3. Mengindeks
   Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad. Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat. 
   

Contoh:
Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan.

Cara Mengindeks:

PT.Waringin Indeks Waringin PT Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.

4. Memberi Kode 

Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.
Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.
Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.

5. Menyortir
   Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.

6. Menempatkan
   Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan. 
7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.

2.    Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Subyek

Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.

Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.

1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.

Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.

2. Perlengkapan menyimpan surat

- Filling Cabinet

- Guide

- Folder

- Kartu kendali

3. Pemberian kode surat

4. Penyimpanan surat, dengan cara

- Membaca surat untuk mengetahui isi surat

- Memberi kode surat

- Mencatat surat dalam kartu kendali

5. Menyimpan kartu kendali.

 3. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Nomor

Di dalam sistem nomor ada 4 macam

1.      Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)

Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.

Yang diperlukan dalam sistem ini adalah :

a. Perlengkapan yang diperlukan:

- Filling cabinet

- Guide

- Folder

b. Daftar klasifikasi nomor

c. Kartu kendali

Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.

Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu :

- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor

- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama
- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.

Guna daftar klasifikasi adalah

- Sebagai pedoman pemberian kode surat

- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet

- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide

- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder

- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan

Cara penyimpanan surat

- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya

- Memberi kode surat

- Mencatat surat kedalam kartu kendali

- Mencatat surat pada kartu indeks

- Menyimpan surat

- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan

paling depan

- Menyimpan kartu kendali

2.       Sistem nomor menurut Terminal Digit

Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.

Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah :

- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)

- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk

keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut

    a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide

     b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder

  c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam  folder

- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut

disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.

3.       Sistem Nomor Middle Digit

Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.

Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.

4.      Sistem nomor Soundex (phonetic system)

Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.
Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

4. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Geografis/Wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini :

- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.

- Penyimpanan surat melalui prosedur

a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.

b. Membaca surat

c. Memberi kode surat

d. Mencatat surat pada kartu kendali

e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing

f. Menyimpan surat

g. Menyimpan kartu kendali

- Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.

5. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Tanggal

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). Yang diperlukan untuk sistem ini adalah

- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide

sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.

- Pembagian sistem tanggal

a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)

b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)

c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)

- Susunan guide dan folder dalam filling cabinet

a. Laci menggambarkan tahun

b. Guide menggambarkan bulan

c. Folder menggambarkan tanggal

- Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat

a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan

b. Mencatat surat pada kartu kendali

c. Menyimpan surat.

       Sistem Penyimpanan Arsip menggunakan Elektronik

Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering disebut dengan sistem pengarsipan elektronik (Electronic Filing System) yang berbasiskan pada penggunaan komputer dan teknologi informasi dan komunikasi.   

Manfaat yang dapat diperoleh dengan sistem pengarsipan berbasis komputer cukup banyak, tetapi secara umum dapat dikatakan   bahwa dengan penggunaan media elektronik,  pengelolaan  arsip  dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Dengan penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip, akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan, kehematan. Maksud dari kecepatan ini adalah melalui penggunakan media elektronik maka proses pencarian, penemuan, pendistribusian dan juga pengolahan data akan dapat dilakukan dengan waktu yang  singkat. Maksud dari  kemudahan adalah dengan menggunakan media elektronik, kita akan diberikan kemudahan dalam hal pencarian pencarian, penemuan, pendistribusian dan juga pengolahan data, cukup memberi perintah kepada media tersebut, maka media tersebut akan mengerjakan apa yang kita perintahkan. Sedangkan kehematan disini adalah dengan penggunaan media elektronik kita bisa menggunakan lebih sedikit tenaga, pikiran dan juga biaya yang diperlukan dalam pengelolaan arsip.

Dengan alasan di atas maka sekarang ini banyak organisasi yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen, mulai dari yang sederhana sampai dengan yang paling canggih. Penggunaan media elektonik ini bisa diawali dengan penggunaan mikro film, dan selanjutnya akan dilanjutkan dengan penggunaan  perangkat elektronik seperti komputer.

Sistem Kearsipan Elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan teknik kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional memiliki kabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan  dokumen-dokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka Sistem Kearsipan Berbasis Komputer ini memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual.  Selanjutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsipyang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar (*.bmp, jpg, dll) atau dokumen (*.pdf, doc, txt, dll).

Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada kearsipan konvensional memiliki rak, map dan lembar arsip secara fisik, maka pada kearsipan elektronik memiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam bentuk file. Tabel di bawah ini menunjukkan perbedaan kearsipan konvensional dengan kearsipan elektronik.

    Microfilm

Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Microfilm terdiri dari:

a.      Alat pemotret, yang menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film) yang kecil.

b.      Rol film, adalah klise (negative film), untuk menampung hasil pemotretan.

c.       Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film, agar dapat ditampilkan pada layar.

Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila diperlukan.

USB flash drive 

USB flash drive adalah alat penyimpanan data memori kilat tipe NAND yang memiliki alat penghubung USB yang terintegrasi. Penggerak kilat ini biasanya berukuran kecil, ringan, serta bisa dibaca dan ditulisi dengan mudah. Per November 2006, kapasitas yang tersedia untuk penggerak kilat USB ada dari 64 megabita sampai 512 gigabita. Besarnya kapasitas media ini tergantung dari teknologi memori kilat yang digunakan.

Penggerak kilat USB memiliki banyak kelebihan dibandingkan alat penyimpanan data lainnya, khususnya cakram flopi atau cakram padat. Alat ini lebih cepat, kecil, dengan kapasitas lebih besar, serta lebih dapat diandalkan (karena tidak memiliki bagian yang bergerak) daripada disket.

Namun Penggerak kilat USB juga memiliki umur penyimpanan data yang singkat, biasanya ketahanan data pada Penggerak kilat USB rata-rata 5 tahun. Ini disebabkan oleh memori kilat yang digunakan tidak bertahan lama. Bandingkan dengan cakram keras yang memiliki ketahanan data hingga 12 tahun, CD/DVD berkualitas (dan bermerek terkenal) selama 15 tahun jika cara penyimpanannya benar.

Disket atau Flopi

            Disket adalah sebuah perangkat penyimpanan data yang terdiri dari sebuah medium penyimpanan magnetis bulat yang tipis dan lentur dan dilapisi lapisan plastik berbentuk persegi atau persegi panjang.

            Data dan program disimpan di disket dalam bentuk titik-titik magnetik, sesuai pola on/off standar dan representatif data (misalnya ASCII). Pembungkus plastik tersebut melindungi disket dari sentuhan tangan manusia. Dahulu disket berukuran lebih besar dan terbungkus kertas sehingga tampak rapuh. Saat ini, disket terbungkus oleh plastik kaku sehingga cukup fleksibel. Disket mampu menyimpan data sebesar 1,44 megabyte atau setara dengan tulisan sebanyak 400 halaman. SuperDisk dapat menyimpan 120 megabyte. Saat ini, disket terbaru telah berlabel “2HD” (2 untuk “double sided” dan HD untuk “high density“) karena disket jenis ini mampu menyimpan data pada kedua sisi, sehingga kapasitasnya bisa lebih besar dibandingkan standar sebelumnya (DD atau “double density“).

Berikut detail bagian dari disket :

1.      Pengunci baca, Disket memiliki pengunci baca agar disket tidak bisa ditulisi. Dengan kata lain, data di dalam disket dapat terlindungi. Caranya dengan menggunakan jari jempol atau ujung pena untuk memindahkan pengunci baca ke arah bawah, sehingga lubang kotaknya terbuka.

2.      Track, sektor, dan cluster, Pada disket, data disimpan dalam arah memusat yang dinamakan track. Berbeda dari gramofon, track-track di disket tidak mempunyai alur atau lingkaran tunggal. Track di disket membentuk lingkaran-lingkaran terpusat. Ketika sebuah disk diformat, lokasi penyimpan terbagi menjadi sektor-sektor arah tertentu sehingga track-track di disket terbagi dalam bebarapa busur yang dinamakan sektor. Saat data dari komputer disimpan ke disket, data kemudian disebarkan ke track-track dan sektor. Oleh sebab itu, perangkat lunak sistem menggunakan titik irisan sektor dan track sebagai tempat penyimpan data dinamakan cluster. Cluster adalah sekumpulan sektor pada alat penyimpan. Istilah track, sektor, dan cluster juga dipakai pada hardisk.

3.      Head baca/tulis, ketika disket dimasukkan ke slot (drive gate atau drive door) pada bagian depan floppy drive, disket ditempatkan di atas kumparan mekanisme drive. Head baca/tulis digunakan untuk mentransfer data antara komputer dan disket. Saat disket berputar di dalam plastik pembungkus, head baca/tulis bergerak maju mundur melalui area akses data di disket. Dan saat disket tidak berada di drive, penutupnya yang terbuat dari logam atau plastik berfungsi untuk menutup area akses data tersebut. Lampu akses akan menyala ketika disket sedang bekerja. Jika pemakaian telah selasai, disket dapat diambil dengan cara menekan tombol keluar di samping drive.

CD

Adalah piringan yang berwana perak, di buat dari lapisan plastik, yang di sinari oleh sinar laser. sinar laser ini membuat lubag-lubang yang sangat kecil yang tidak bisa di lihat secara kasat mata. Lubang-lubang tersebut akan membuat deretan kode yang berisi deretan data-data. Karena membentuk lubang-lubang, maka tidak bisa di tutup lagi. kemudian plastik-plastik itu akan di tutup lagi oleh cairan plastik, yang berguna sebagi pemantul dan pelindung lubang-lubang tadi yang berbentuk data. Proses pembuatannya di lakukan secara bertahap oleh mesin cetak.

            Media CD untk saat ini banyak di gunakan orang, untuk keperluan menyimpan data, seperti Foto, Film, File Document, Dan lain sebagainya. Kapasitasnya beragam Mulai dari 500MB sampai dengan 800 MB.

Hard Disk

            Hard Disk adalah suatu device atau komponen pada komputer yang berfungsi sebagai media penyimpanan data (storage) dan juga termasuk dalam salah satu memory eksternal dari sebuah komputer. Data tidak hilang meskipun listrik sudah dimatikan.

            Harddisk berisi cakram magnetik yang mampu menyimpan data. Ukuran harddisk dinyatakan dalam Byte (B), contoh: 160GB (160 milyar byte). Harddisk ditemukan pertama kali oleh Reynold Johnson di tahun 1956. Harddisk pertama berukuran 4.4 MB.

Komponen Hard Disk :

1. Platter (piringan logam) fungsinya adalah sebagai tempat penyimpan data, jumlah iringan ini beragam mulai dari 1, 2, 3, atau lebih. Piringan ini diberi lapisan bahan magnetis yang sangat tipis (ketebalannya dalam orde persejuta inchi). Pada saat ini digunakan digunakan thin film seperti pada processor untuk membuat lapisan tersebut.

2. Head, berupa kumparan. Head pada hard disk proses baca dan tulis menggunakan head yang sama atau satu head di tiap sisi platter. Untuk hard disk dengan 2 platter dapat memiliki sampai 4 head, hard disk dengan 3 platter dapat memiliki 6 head.

3. PCB (Printed Circuit Board) atau rangkaian elektronik, terdiri dari ;

-) Rangkaian penguat untuk pembacaan (read preamplifier) yang diperlukan karena sinyal yang di peroleh head dari piringan sangat lemah.

-) DSP (Digital Signal Processor) untuk proses yang berhubungan dengan sinyal-sinyal digital, seperti konfersi sinyal listrik yang datang menjadi sinyal digital yang akan dituliskan kepiringan.

-)  Chip Memory, digunakan sebagai cache buffer.

-) Konektor untuk melakukan komunikasi dengan CPU. Untuk hard disk IDE jumlahnya 40 pin.

-) Spindle dan actuator arm motor controller, untuk mengontrol putaran piringan dan peletakan head baca/tulis.